Potilas-, laskutus- ja asiakasrekisteriseloste sekä tietosuojaseloste

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)

Rekisterinpitäjä

Päiväys: 4.1.2026

Nimi: Psykoterapia Perspektiivi

Osoite: Tammirannantie 3, 45610 Koria

Y-tunnus: 2478814-6

Asiakastietolain 13 §:n mukaisesti rekisterinpitäjä on yksityisessä terveydenhuollossa se yksityinen yritys tai yrittäjä, joka tekee asiakkaan kanssa sopimuksen hoidostaan. Tämä koskee esimerkiksi itse maksettavia asiakkaita tai Kelan korvaamaa kuntoutusta.Jos potilas tulee hoitoon hyvinvointialueen palvelusetelillä tai maksusitoumuksella, eli ostopalveluna, ei tätä tietosuojaselostetta sovelleta. Hyvinvointialue antaa tällöin oman tietosuojaselosteensa.

Hyvinvointialueen asiakkaana, eli ostopalveluissa, tietosi tulevat OmaKantaan näkyviin vain, jos hyvinvointialueesi on ottanut käyttöön ostopalvelun valtuutuksen. Ostopalvelun valtuutus mahdollistaa ostopalvelutietojen siirtymisen Kantaan suoraan hyvinvointialueen rekisterinpidon alle.Ostopalveluita koskevat tietojen tarkastuspyynnöt ohjataan automaattisesti hyvinvointialueen ratkaistavaksi

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Nimi: Nonna Vanhalakka

Osoite: Tammirannantie 3, 45610 Koria

Puhelin: 0447266983

Sähköposti: nonnavee@me.com

Rekisterin nimi

Psykoterapia Perspektiivin potilas-, laskutus- ja asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Asiakas ja laskutustietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain (703/2023) 17 §:n edellyttämällä tavalla.
Psykoterapiapalvelujen toteuttaminen, suunnittelu ja seuranta
Potilaan hoidon ja hoitotoimenpiteiden arviointi
Toiminnan lakimääräinen raportointi ja selvitykset viranomaisille

Rekisterin tietosisältö

Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä kertyvät sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 27-36 §:n edellyttämät tiedot. Näitä lain edellyttämiä potilastietoja käsitellään MinduuPro:n käyttöliittymässä vain kirjausten laatimisen ajan, jonka jälkeen tiedot siirtyvät välittömästi valmistuttuaan potilastietovarantoon (Kanta). MinduuPro-järjestelmään ei jää kopioita potilastiedoista, mutta tiedot ovat aina palautettavissa hoidon edellyttämällä tavalla Potilastietovarannosta (Kanta).

Potilasrekisteriin tallennettavat perustiedot: Potilaan nimi, henkilötunnus, yhteystiedot. Tarvittaessa myös ammatti, potilaan lähiomainen/alaikäisen potilaan huoltajat sekä muut vastaavat tunnistetiedot.

Mahdolliset lähetetiedot ja hoidon kannalta välttämättömät tiedot aikaisemmista potilastiedoista kuten esimerkiksi lausunnoista ja epikriiseistä.

Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen muille terveydenhuollon yksiköille esimerkiksi hoitosuhteen siirtyessä tallennetaan tämän rekisterin sijaan ensisijaisesti valtakunnalliseen rekisteriin.

Tieto siitä, suostuuko potilas tietojen luovuttamiseen mahdollista tieteellistä tutkimusta varten.

Tarvittaessa tiedot vakuutusyhtiöstä ja korvauspäätöksistä tai Kelan päätöksistä. Nämä tiedot ovat varsinaisten potilasasiakirjojen sijaan potilashallinnon tietoja.

Asiakas- ja laskutustietojen ylläpito palvelujen toteuttamista, ajanvarausta ja laskutusta varten.

Asiakkaan puolesta tapahtuvan Kela:n asiakkaalle myöntämän korvauksen hakemisen edellyttämät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Potilaan antamat tiedot.

Hoidon ja konsultaatioiden yhteydessä syntyneet tiedot.

Muilta terveydenhuollon yksiköiltä saadut tiedot.

Työterveyshuollon asiakkaiden osalta: Työnantajalta saadut tiedot.

Vakuutusyhtiöltä tai Kelalta mahdollisesti saadut tiedot.

Läheisiltä mahdollisesti saadut tiedot.

Kanta-arkistosta (kuten Potilastietovarannosta) saadut tiedot.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Potilastiedot ovat pysyvästi salassa pidettäviä (laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä 4 §).

Tietoja luovutetaan sivulliselle vain potilaan nimenomaisella suostumuksella, esimerkiksi toiselle terveydenhuollon yksikölle taikka pakottavan lainsäädännön niin edellyttäessä, esimerkiksi Kansaneläkelaitokselle tai vakuutusyhtiölle. Tietojen käyttäminen tieteelliseen tutkimukseen edellyttää potilaan nimenomaista suostumusta.

Asiakas- ja laskutustietoja käsittelee AtCare Oy, joka huolehtii asiakas- ja laskutusrekisterin teknisestä ylläpidosta. Pyydettäessä rekisteröidyllä on oikeus saada tarkempia tietoja muista henkilötietojen käsittelijöistä.

Tietojen luovuttaminen EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Potilas- ja asiakasrekisteri täyttää tietoturvan osalta EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Potilasmerkinnät säilytetään Potilastietovarannossa (Kanta), jonka ylläpidosta vastaa Kela. Kantaan kirjautuminen vaatii vahvan tunnistautumisen. Tietojen siirtämiseen Kantaan käytetään Atostek Oy:n ERA-järjestelmää, jonka tietoturvakäytäntö on Kanta-palveluiden edellyttämällä tasolla. Tämä on todettu ulkopuolisen auditoijan Atostek ERA:lle suorittamassa välittäjäauditoinnissa. Sekä MinduuPro että ERA-järjestelmä on merkitty sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain edellyttämällä tavalla valvontaviranomaisten ylläpitämään Astori-rekisteriin.

Asiakas- ja laskutusrekisterin sähköisiä tietoja säilytetään AtCare Oy:n MinduuPro-järjestelmässä, joka on suojattu salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla. MinduuPro-järjestelmässä ei säilytetä potilasmerkintöjä vaan ainoastaan yleisiä asiakas- sekä laskutustietoja sekä potilashallinnon tietoja.

Asiakirjoihin ja tietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden työtehtäviensä vuoksi on välttämätöntä saada niitä käsitellä.

Manuaaliset tiedot säilytetään lukituissa asiakirjakaapeissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettua.

Asiakirjoja käsittelevillä terveydenhuollon ammattihenkilöillä on Lain terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 16 § ja 17 § mukainen salassapitovelvollisuus sekä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 4 §:n mukainen pysyvä salassapitovelvollisuus. Muut asiakirjoja käsittelevät henkilöt ja tahot sitoutuvat vastaavaan salassapitoon.

Tietojen säilytysaika

Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 23 §:n mukaan potilasasiakirjoja on säilytettävä lain liitteessä mainittu aika. Potilastietovarantoon (Kanta-arkistoon) tallennettujen tietojen säilyttämisestä ja myös hävittämisestä säilytysajan päätyttyä vastaa Kansaneläkelaitos. Potilasasiakirjojen lakisääteinen säilytysaika on pitkä: lähtökohtaisesti 12 vuotta potilaan kuolemasta, tai jos kuolemasta ei ole tietoa, 120 vuotta potilaan syntymästä.

Oikeudet

Suostumuksen peruuttaminen

Potilas itse voi luovuttaa omia tietojaan tai antaa suostumuksensa tietojen luovuttamiseen Potilastietovarannosta (Kanta) sekä muilta rekisterinpitäjiltä kuten potilasta aiemmin hoitaneilta toimijoilta. Potilasrekisterinpito itsessään ei edellytä potilaan suostumusta.

Pääsy tietoihin

Asiakkaalla on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja sekä saada tietää mitä häntä koskevia henkilötietoja käsitellään. Lisäksi asiakkaalla on oikeus saada täydentäviä tietoja hänen henkilötietojensa käsittelyn perusteista.

Potilasmerkinnät voi tarkastaa OmaKannan kautta.

Oikeus saada virheet korjatuksi

Asiakkaalla on oikeus pyytää, että häntä koskevat virheelliset tai vanhentuneet taikka muuten puutteelliset henkilötiedot korjataan.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Mikäli asiakkaan henkilötietoja käsitellään yleisen edun taikka oikeutetun edun perusteella, hänellä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin, kuin käsittelylle ei ole olemassa sellaista huomattavaa syytä, joka syrjäyttäisi hänen oikeutensa taikka käsittely ei ole tarpeen oikeudellisen vaateen hoitamiseksi. Tämä voi koskea esimerkiksi markkinointitietoja. Potilas- ja laskutustietojen käsittely perustuu yleisen edun sijaan lakiin tai sopimukseen, joten näiden tietojen käsittelyä ei ole mahdollista vastustaa.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Rekisteröidyllä on oikeus tietyissä tilanteissa pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Tällainen pyyntö voidaan esittää, jos kerätyt tiedot osoittautuvat vääriksi tai tarpeettomiksi. Tietojen rajoittamispyynnöstä huolimatta mahdolliset vääräksi osoittautuneet tiedot on viipymättä korjattava oikeiksi.

Potilas- ja asiakastietojen käsittelyn rajoittamista koskevasta pyynnöstä voidaan kuitenkin kieltäytyä sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen käsittelystä annetun lain 12 §:n mukaisesti, jos rajoittamispyynnön kunnioittaminen saattaisi aiheuttaa vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka rekisteröidyn tai muun oikeuksille.

Oikeus saada tiedot siirretyksi

Potilas- ja asiakastietojen käsittely perustuu lakiin, joten rekisteröidyllä ei ole tämän pykälän nojalla oikeutta saada tietojaan siirretyksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin oikeus saada pyynnöstä kopio kaikista henkilötiedoistaan sähköisessä muodossa. Potilastietovarantoon (Kanta) tallennettujen tietojen tarkastamispyyntö on kuitenkin ensisijaisesti osoitettava Kansaneläkelaitokselle, joka huolehtii potilastietovarantoon säilytettyjen tietojen säilyttämisestä.

Oikeuksien toteuttaminen

Asiakas voi toteuttaa edellä kuvatut oikeutensa ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjän yhteyshenkilöön. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa potilasta todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa pyyntöön EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (1-3 kk). Mikäli asiakas katsoo, että henkilötietojensa käsittely ei ole lainmukaista, hän voi myös tehdä valituksen toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka on Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto. Tietosuojavaltuutetun toimiston tavoittaa verkkosivuilta www.tietosuoja.fi

Selosteen saatavuus

Tämä seloste on saatavilla rekisterinpitäjän vastaanotolla osoitteessa: Kotipolku 4, 45700 Kuusankoski